La obligación no recae exclusivamente sobre la empresa mantenedora: el titular o usuario de la instalación también debe conservar la constancia documental del mantenimiento preventivo durante un mínimo de cinco años y mantener las anotaciones al día y disponibles para los servicios de inspección de la comunidad autónoma. Esta obligación aparece expresamente en el Anexo II del RIPCI. (BOE)
¿Quién debe conservar el libro de mantenimiento PCI? Responsables y obligaciones
Cuando hablamos del libro de mantenimiento PCI, existe una confusión bastante habitual: pensar que toda la documentación relacionada con el mantenimiento de las instalaciones de protección contra incendios debe quedar exclusivamente archivada por la empresa mantenedora.
No es así. El titular o usuario de la instalación tiene su propia responsabilidad documental, mientras que la empresa mantenedora habilitada debe conservar la documentación correspondiente a las operaciones que realiza. El Reglamento de instalaciones de protección contra incendios, aprobado mediante el Real Decreto 513/2017 (RIPCI), establece expresamente esta obligación para ambas partes. (BOE)
Por ello, cuando gestionamos un establecimiento, una nave industrial, un restaurante, un comercio, una comunidad de propietarios, un almacén o cualquier otro espacio que disponga de instalaciones PCI sometidas al reglamento, debemos entender el libro o expediente de mantenimiento como una herramienta de trazabilidad y control, no simplemente como una carpeta donde se acumulan certificados, ni de otros equipos como los extintores.
¿Qué es exactamente el libro de mantenimiento PCI?
El término «libro de mantenimiento PCI» se utiliza habitualmente para referirse al conjunto de documentación que permite acreditar que los equipos y sistemas de protección contra incendios han sido sometidos a las operaciones de mantenimiento que les corresponden.
El RIPCI no establece como regla general que deba existir necesariamente un único documento físico denominado literalmente «libro de mantenimiento PCI». Lo que exige es que exista constancia documental del cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo, con el contenido correspondiente y durante el periodo mínimo establecido. (BOE)
Ese expediente puede organizarse en formato físico, digital o mediante una combinación de ambos sistemas, siempre que la documentación pueda conservarse y ponerse a disposición de los servicios de inspección cuando corresponda, cubriendo desde una instalación compleja hasta la revisión de cada extintor.
Dentro de este expediente podemos encontrar, entre otros:
- Actas de mantenimiento.
- Certificados de mantenimiento periódico.
- Listas de comprobación.
- Informes técnicos.
- Registro de incidencias.
- Justificantes de reparaciones.
- Documentación de sustitución de componentes.
- Actas de inspecciones periódicas cuando resulten aplicables.
- Documentación técnica de la instalación.
- Instrucciones de mantenimiento.
- Historial de actuaciones realizadas.
El objetivo es poder reconstruir de forma clara la historia de mantenimiento de la instalación.
¿Quién tiene que conservar el libro de mantenimiento PCI?
La respuesta debe dividirse en dos responsabilidades diferentes.
El titular o usuario de la instalación
El titular o usuario debe conservar la constancia documental del cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo.
El Anexo II del RIPCI indica que tanto la empresa que ha realizado el mantenimiento como el usuario o titular deben conservar esta documentación durante al menos cinco años. Además, las anotaciones deben mantenerse al día y estar disponibles para los servicios de inspección de la comunidad autónoma correspondiente. (BOE)
Por tanto, el titular no debería depender exclusivamente de que la empresa mantenedora conserve sus archivos.
La empresa mantenedora
La empresa mantenedora también tiene obligaciones documentales propias.
El artículo 17 del RIPCI establece que debe conservar durante un mínimo de cinco años la documentación justificativa de las operaciones de reparación y mantenimiento realizadas, incluyendo sus fechas, resultados, incidencias y elementos sustituidos, así como cualquier información relevante para conocer el estado operativo del equipo o sistema. (BOE)
Además, debe emitir el certificado del mantenimiento periódico efectuado, haciendo constar o referenciando los equipos y sistemas objeto de mantenimiento y anexando las listas de comprobación utilizadas durante las operaciones. (BOE)
Por tanto:
- Titular y mantenedora tienen obligaciones documentales propias.
- No debemos interpretar que la obligación de una parte elimina la de la otra.
¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación de mantenimiento PCI?
El plazo mínimo establecido por el RIPCI es de cinco años.
El Anexo II establece que tanto la empresa mantenedora como el titular o usuario deben conservar la constancia documental del cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo durante al menos cinco años. (BOE)
Durante ese periodo, la documentación debe permitir conocer como mínimo:
- Las operaciones realizadas.
- Las comprobaciones efectuadas.
- Los resultados de verificaciones y pruebas.
- Los elementos defectuosos sustituidos.
- Las incidencias detectadas.
- Las actuaciones realizadas para resolverlas.
Además, las anotaciones deben mantenerse actualizadas y estar disponibles para los servicios de inspección de la correspondiente comunidad autónoma. (BOE)
¿Conviene conservar más de cinco años?
Desde un punto de vista de gestión documental, sí puede ser recomendable conservar un histórico superior al mínimo reglamentario, especialmente cuando se trata de instalaciones complejas, edificios con muchos sistemas PCI o establecimientos que han sufrido modificaciones, ampliaciones o cambios de titularidad.
Los cinco años deben entenderse como el periodo mínimo reglamentario, no necesariamente como el momento en el que resulte conveniente eliminar todo el histórico anterior.
¿Qué documentación debe contener el expediente de mantenimiento PCI?
Una gestión documental adecuada debería permitir identificar inequívocamente tanto la instalación como los equipos sobre los que se ha actuado.
El Anexo II del RIPCI establece el contenido mínimo de la documentación utilizada para realizar el seguimiento de los programas de mantenimiento. Entre la información general se incluyen los datos de la propiedad, responsables, localización de la instalación, información sobre la última inspección y mantenimiento, datos de la empresa mantenedora y las personas responsables de efectuar las operaciones. Para resolver dudas sobre ¿Quién debe conservar el libro de mantenimiento PCI? Responsables y obligaciones, es esencial revisar estos parámetros legales. (BOE)
Para cada producto o sistema deben identificarse aspectos como:
- Tipo de producto o sistema.
- Marca.
- Modelo.
- Identificación unívoca.
- Ubicación o número de serie cuando corresponda.
- Operaciones de mantenimiento realizadas.
- Resultado de las operaciones.
- Incidencias detectadas.
- Acciones propuestas.
Las actas deben estar firmadas por la empresa mantenedora y el representante de la propiedad de la instalación cuando el mantenimiento sea realizado por una empresa mantenedora. (BOE)
Certificado de mantenimiento PCI y listas de comprobación
Uno de los documentos fundamentales del expediente es el certificado de mantenimiento periódico.
El artículo 17 del RIPCI obliga a la empresa mantenedora a emitir este certificado, haciendo constar o referenciando los equipos y sistemas objeto del mantenimiento y anexando copia de las listas de comprobación empleadas durante las operaciones y comprobaciones. (BOE)
Por ello, no deberíamos considerar suficiente un documento extremadamente genérico en el que simplemente aparezca una frase como:
«Mantenimiento realizado correctamente».
El expediente debe proporcionar información suficiente para determinar qué equipos se revisaron, qué operaciones se realizaron y cuál fue el resultado.
Una organización recomendable es conservar conjuntamente:
Certificado de mantenimiento + acta + listas de comprobación + incidencias + reparaciones.
De esta manera, cada intervención queda documentada de principio a fin.
¿Qué ocurre cuando se detectan deficiencias en los equipos PCI?
La documentación adquiere todavía más importancia cuando durante una revisión se detecta una anomalía.
El artículo 17 del RIPCI obliga a la empresa mantenedora a entregar al titular un informe técnico cuando existan equipos o sistemas que no ofrezcan garantías de correcto funcionamiento, presenten determinadas deficiencias que no puedan corregirse durante el mantenimiento, incumplan las disposiciones aplicables o no sean adecuados al riesgo que deben proteger. (BOE)
En estos casos, resulta recomendable mantener una trazabilidad completa:
Deficiencia detectada → informe técnico → actuación propuesta → reparación → sustitución → comprobación posterior.
Esto permite demostrar no solamente que la deficiencia fue identificada, sino también qué se hizo posteriormente.
¿La empresa mantenedora tiene que guardar las actas?
Sí.
El artículo 17 establece expresamente la obligación de la empresa mantenedora de conservar durante un mínimo de cinco años la documentación justificativa de las operaciones de reparación y mantenimiento que realice, junto con fechas, resultados, incidencias y elementos sustituidos. (BOE)
Pero esto no significa que el titular pueda desentenderse de su propia documentación.
El Anexo II es especialmente claro al señalar que tanto la empresa que ha llevado a cabo el mantenimiento como el usuario o titular deben conservar constancia documental del programa de mantenimiento preventivo. (BOE)
Por eso, la práctica más segura consiste en que el titular conserve una copia organizada de toda la documentación que recibe.
¿Qué sucede si cambio de empresa mantenedora PCI?
Cambiar de empresa mantenedora no debería suponer perder el historial de la instalación.
La documentación generada durante los años anteriores forma parte del histórico que permite conocer cómo se ha mantenido la instalación y qué actuaciones se han realizado.
Si contratamos una nueva empresa mantenedora, debemos conservar:
- Actas anteriores.
- Certificados.
- Listas de comprobación.
- Informes de deficiencias.
- Reparaciones.
- Sustituciones.
- Inspecciones.
- Documentación técnica disponible.
La nueva empresa comenzará a generar su propia documentación, pero eso no convierte en irrelevante la información anterior.
¿Quién firma las actas de mantenimiento PCI?
Cuando las operaciones son realizadas por una empresa mantenedora, las actas correspondientes deben estar firmadas por la empresa mantenedora y el representante de la propiedad de la instalación. (BOE)
Existe una particularidad cuando determinadas operaciones permitidas por el RIPCI son realizadas directamente por personal del usuario o titular.
En esos casos, las actas deben ser firmadas por:
persona responsable de realizar las operaciones + representante de la propiedad. (BOE)
Por tanto, al archivar documentación no debemos revisar únicamente que exista un certificado: también conviene comprobar que la documentación está correctamente identificada y firmada cuando corresponda.
¿Puede conservarse el libro de mantenimiento PCI en formato digital?
Como sistema de gestión, un expediente digital correctamente organizado resulta especialmente práctico para empresas que administran varios establecimientos o instalaciones.
Una estructura sencilla podría ser:
EXPEDIENTE PCI │ ├── 2026 │ ├── Actas │ ├── Certificados │ ├── Listas de comprobación │ ├── Incidencias │ ├── Reparaciones │ └── Inspecciones │ ├── 2025 ├── 2024 ├── 2023 └── Documentación técnica
También puede organizarse por equipos:
PCI ├── Extintores ├── BIE ├── Detección y alarma ├── Hidrantes ├── Abastecimiento ├── Extinción automática └── Señalización
Para una empresa con múltiples centros, resulta todavía más eficiente combinar instalación + año + sistema, incorporando nombres de archivo homogéneos y fechas.
Por ejemplo:
2026-09-02_Mantenimiento_Extintores.pdf
o:
2026-09-02_Acta_PCI_General.pdf
Esto reduce considerablemente el tiempo necesario para localizar documentación.
¿Qué documentación debe entregar la empresa instaladora al titular?
La responsabilidad documental no comienza el día del primer mantenimiento.
El artículo 12 del RIPCI establece que, una vez concluida la instalación, la empresa instaladora debe facilitar al titular o usuario y a la dirección facultativa la documentación técnica e instrucciones de mantenimiento correspondientes, necesarias para el correcto uso y conservación de la instalación. (BOE)
Por ello, cuando se crea una nueva instalación PCI, conviene incorporar desde el principio al expediente:
- Documentación técnica.
- Instrucciones de uso.
- Instrucciones de mantenimiento.
- Identificación de equipos.
- Documentación de puesta en servicio.
- Certificados correspondientes.
- Planos o información técnica disponible.
- Posteriores actas de mantenimiento.
De esta manera, el expediente no comienza con la primera revisión, sino con la propia instalación.
Mantenimiento PCI e inspección periódica no son lo mismo
Conviene separar claramente ambos conceptos.
El mantenimiento consiste en las operaciones destinadas a conservar los equipos y sistemas de protección contra incendios en condiciones adecuadas de funcionamiento.
La inspección periódica constituye otro procedimiento y, cuando resulte exigible conforme al RIPCI, corresponde a un organismo de control acreditado en los términos establecidos por el reglamento.
Por ello, el expediente debería diferenciar claramente:
Mantenimiento realizado por empresa mantenedora
de
Inspección reglamentaria realizada por organismo de control.
No debemos utilizar un acta de mantenimiento como sustituto de una inspección reglamentaria cuando esta última sea exigible.
¿Qué ocurre con los extintores?
Los extintores tienen además una trazabilidad específica dentro de las obligaciones de las empresas mantenedoras.
El artículo 17 establece que, después de realizar el mantenimiento de un extintor, la empresa mantenedora debe colocar una etiqueta con información como su número de identificación, datos de la empresa, fecha de la operación y fecha de la próxima revisión. Asimismo, las empresas mantenedoras de extintores deben llevar un registro de los equipos y de las operaciones efectuadas sobre ellos. (BOE)
Esto permite relacionar físicamente el extintor con su historial de mantenimiento.
Aun así, la etiqueta del extintor no sustituye al expediente documental.
La etiqueta es un elemento de identificación y trazabilidad del equipo; las actas, certificados y listas de comprobación proporcionan la documentación de las operaciones realizadas.
Errores habituales al conservar el libro de mantenimiento PCI
Los problemas documentales más habituales no suelen aparecer porque no exista ningún documento, sino porque la información está incompleta o dispersa.
Guardar únicamente la última revisión
Tener solamente el certificado más reciente impide reconstruir correctamente el historial.
Depender de la empresa mantenedora
El titular debe conservar su propia constancia documental del mantenimiento preventivo.
No archivar las listas de comprobación
El certificado de mantenimiento debe ir acompañado de las listas utilizadas en las operaciones, conforme al régimen establecido en el RIPCI. (BOE)
No conservar los informes de deficiencias
Una deficiencia forma parte de la historia de mantenimiento y debería quedar vinculada a su posterior reparación o resolución.
Mezclar mantenimiento e inspección
Son actuaciones diferentes y deben identificarse correctamente.
No actualizar el expediente
El Anexo II exige que las anotaciones se lleven al día. (BOE)
Checklist del responsable de una instalación PCI
Podemos utilizar la siguiente lista como control interno:
- ☐ Tenemos identificado al titular o usuario de la instalación.
- ☐ Tenemos identificados los sistemas PCI existentes.
- ☐ Disponemos de la documentación técnica de la instalación.
- ☐ Conservamos las actas de mantenimiento.
- ☐ Conservamos los certificados de mantenimiento.
- ☐ Disponemos de las listas de comprobación correspondientes.
- ☐ Archivamos los informes técnicos de deficiencias.
- ☐ Conservamos documentación de reparaciones y sustituciones.
- ☐ Tenemos las actas de inspección cuando sean exigibles.
- ☐ Las anotaciones están actualizadas.
- ☐ Podemos localizar rápidamente la documentación.
- ☐ Conservamos la documentación durante un mínimo de cinco años.
- ☐ Mantenemos el histórico aunque cambiemos de empresa mantenedora.
El titular también debe conservar el libro de mantenimiento PCI
La respuesta a quién debe conservar el libro de mantenimiento PCI no es simplemente «la empresa mantenedora».
El titular o usuario de la instalación también tiene la obligación de conservar la constancia documental del cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo durante un mínimo de cinco años. Las anotaciones deben estar actualizadas y disponibles para los servicios de inspección de la comunidad autónoma correspondiente. (BOE)
Al mismo tiempo, la empresa mantenedora tiene obligaciones documentales propias: debe conservar durante al menos cinco años la documentación justificativa de sus operaciones, emitir los certificados de mantenimiento y proporcionar las listas de comprobación correspondientes, además de informar al titular sobre determinadas deficiencias detectadas. (BOE)
Por tanto, la forma más ordenada de trabajar consiste en mantener un expediente PCI propio, actualizado y trazable, en el que cada actuación pueda relacionarse con el equipo correspondiente, su fecha, su resultado y las medidas adoptadas cuando se detecte alguna anomalía.
La regla práctica es sencilla: la empresa mantenedora debe conservar su documentación y el titular debe conservar la suya. El mantenimiento no termina cuando el técnico abandona el establecimiento; también debe quedar correctamente documentado.
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